Termeni și condiții de utilizare

1. Informații despre furnizor

Platforma ServiceDoc este operată de:

2. Definiții

3. Descrierea serviciului

ServiceDoc este o platformă SaaS multi-tenant care permite unităților de service auto să genereze automat setul de documente necesar deschiderii și închiderii unei lucrări de service. Utilizatorul introduce într-un formular ghidat (wizard) datele service-ului, ale clientului final, ale vehiculului și, dacă este cazul, ale dosarului de daună, iar Platforma completează modelele standard și produce documentele aferente, printre care:

• Comandă de service;
• Contract de reparație;
• Proces-verbal de recepție a vehiculului;
• Proces-verbal de predare a vehiculului;
• Contract de cesiune de creanță (pentru dosare de daună);
• Contract de mandat / împuternicire;
• Acord de prelucrare a datelor cu caracter personal (GDPR) pentru clientul final.

Livrarea se face exclusiv digital, în format DOCX (editabil), cu descărcare direct din aplicație după generare. Platforma nu oferă consultanță juridică: documentele sunt modele standardizate, completate automat cu datele introduse de Utilizator.

4. Serviciu destinat exclusiv profesioniștilor (B2B)

Platforma se adresează exclusiv profesioniștilor — unități de service auto și alți operatori economici din domeniu. Prin crearea contului, declari că acționezi în cadrul activității tale comerciale sau profesionale, nu în calitate de consumator.

În consecință, legislația privind protecția consumatorilor — inclusiv dreptul de retragere prevăzut de OUG nr. 34/2014 — nu este, în principiu, aplicabilă raporturilor dintre ServiceDoc și Utilizatori.

5. Contul și accesul la serviciu

Accesul la Platformă se face pe bază de cont, creat cu o adresă de email validă și o parolă. Ești responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor de autentificare și pentru toate acțiunile efectuate din contul tău.

Condițiile comerciale (planuri tarifare, prețuri, modalități de plată și facturare) nu sunt încă definite — Platforma nu procesează în prezent plăți online. Până la lansarea comercială, accesul se acordă gratuit, în cadrul programului pilot; introducerea oricăror tarife va fi anunțată cu cel puțin 30 de zile înainte și va fi condiționată de acceptarea expresă a condițiilor comerciale de către Utilizator.

Ne rezervăm dreptul de a suspenda sau închide conturile care încalcă prezenții termeni, legislația aplicabilă ori care pun în pericol securitatea sau integritatea Platformei, cu notificarea Utilizatorului.

6. Generarea și livrarea documentelor

Poți descărca documentele direct din aplicație, de îndată ce ai completat formularul, iar ele rămân asociate contului tău pentru re-descărcare până la expirarea ferestrei de retenție a dosarului (implicit 90 de zile de la închiderea acestuia; ajustabilă la cerere) — după anonimizarea automată descrisă în Politica de confidențialitate, re-descărcarea nu mai este posibilă.

Întrucât documentele sunt livrate în format DOCX editabil, orice modificare adusă conținutului după descărcare este în întregime responsabilitatea Utilizatorului. În cazul unei probleme tehnice de generare sau descărcare, ne poți contacta la adresa de email din secțiunea 1, iar noi vom remedia problema în cel mai scurt timp rezonabil.

7. Obligațiile utilizatorului

Prin utilizarea Platformei, Utilizatorul se obligă:

• Să dețină un temei legal valabil pentru prelucrarea datelor clienților finali pe care le introduce în Platformă (de regulă, executarea contractului de prestări servicii dintre Service și clientul final);
• Să își informeze clienții finali cu privire la prelucrarea datelor lor, conform Art. 13–14 GDPR, inclusiv cu privire la utilizarea ServiceDoc ca instrument de întocmire a documentelor;
• Să introducă date corecte, complete și actuale;
• Să verifice conținutul documentelor generate înainte de semnare sau de utilizarea lor oficială;
• Să folosească Platforma și documentele generate exclusiv în scopuri legale;
• Să nu încerce să acceseze datele altor conturi (tenants), să nu perturbe funcționarea Platformei și să nu îi testeze securitatea fără acord scris prealabil;
• Să păstreze confidențialitatea datelor de autentificare.

8. Documente generate și responsabilitate juridică

Documentele generate de ServiceDoc sunt modele standardizate, completate cu datele introduse de Utilizator. ServiceDoc pune la dispoziție un instrument de redactare; nu oferă consultanță juridică și nu garantează că un anumit model este suficient sau adecvat pentru o situație concretă.

Responsabilitatea pentru exactitatea datelor introduse, pentru conținutul final al documentelor și pentru conformitatea utilizării lor cu legislația aplicabilă revine Utilizatorului. ServiceDoc nu are posibilitatea și nici obligația de a verifica dacă lucrările sau tranzacțiile pentru care Utilizatorul întocmește documente sunt reale ori conforme cu legea.

9. Prelucrarea datelor cu caracter personal

Modul în care prelucrăm datele cu caracter personal este descris detaliat în Politica de confidențialitate. Pe scurt, rolurile sunt împărțite astfel:

În calitate de persoană împuternicită, ne angajăm, în condițiile Art. 28 GDPR: să prelucrăm datele clienților finali numai pentru furnizarea serviciului și conform instrucțiunilor documentate ale Service-ului; să asigurăm confidențialitatea persoanelor autorizate să prelucreze datele; să aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate; să recurgem la sub-procesatori numai în condițiile descrise în Politica de confidențialitate; să asistăm Service-ul, în mod rezonabil, la îndeplinirea obligațiilor sale privind drepturile persoanelor vizate și securitatea; și să ștergem sau să returnăm datele la încetarea serviciilor, conform politicii de retenție.

Angajamentele din prezenta secțiune, împreună cu Politica de confidențialitate, constituie acordul de prelucrare a datelor (DPA) dintre ServiceDoc și Service, în sensul Art. 28 GDPR. La cererea Service-ului, aceleași angajamente pot fi încheiate și ca document separat.

10. Proprietate intelectuală

Platforma ServiceDoc, codul sursă, modelele de documente, design-ul, marca și materialele asociate aparțin furnizorului identificat în secțiunea 1 și sunt protejate de legislația privind proprietatea intelectuală. Utilizatorul primește un drept limitat, neexclusiv și netransferabil de a folosi Platforma pe durata contractului.

Datele introduse de Utilizator și documentele generate cu acestea aparțin Utilizatorului, care le poate folosi liber în activitatea sa.

11. Limitarea răspunderii

Depunem eforturi rezonabile pentru ca Platforma să fie disponibilă și să funcționeze corect, fără a garanta însă o disponibilitate neîntreruptă. Nu răspundem pentru:

• Întreruperi sau degradări cauzate de furnizorii terți de infrastructură (hosting, DNS, email) ori de evenimente de forță majoră;
• Pierderi indirecte, pierderi de profit sau de oportunități ale Utilizatorului;
• Conținutul documentelor generate, modul de completare a datelor și utilizarea documentelor în raporturile dintre Service și terți.

Limita maximă a răspunderii noastre contractuale față de un Utilizator este totalul sumelor plătite de acesta pentru serviciu în ultimele 12 luni anterioare evenimentului care a generat răspunderea sau, dacă în această perioadă serviciul a fost furnizat gratuit, echivalentul în lei a 100 EUR.

12. Durata și încetarea

Contractul se încheie pe durată nedeterminată. Oricare parte îl poate înceta cu un preaviz de 30 de zile, comunicat prin email sau din aplicație.

La încetare, datele Utilizatorului rămân disponibile pentru export o perioadă limitată de 30 de zile, după care sunt șterse conform politicii de retenție din Politica de confidențialitate.

13. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

În caz de divergență, părțile vor încerca mai întâi o soluționare amiabilă, printr-o sesizare trimisă la adresa de email din secțiunea 1, la care vom răspunde în termen rezonabil.

Prezentul contract este guvernat de legea română. Orice litigiu nesoluționat amiabil va fi supus instanțelor române competente de la sediul furnizorului.

Notă: mecanismele de soluționare a litigiilor destinate consumatorilor (ANPC — SAL) nu sunt aplicabile raporturilor B2B dintre ServiceDoc și Utilizatori, iar platforma europeană de soluționare online a litigiilor (SOL/ODR) a fost desființată prin Regulamentul (UE) 2024/3228, cu efect de la 20 iulie 2025.

14. Modificarea termenilor

Putem modifica acești termeni pe măsură ce serviciul evoluează. Modificările semnificative vor fi comunicate prin email sau în aplicație, cu un preaviz de 30 de zile. Continuarea utilizării Platformei după intrarea în vigoare a modificărilor reprezintă acceptarea acestora; dacă nu ești de acord, poți înceta utilizarea serviciului conform secțiunii 12.

15. Contact